Sjekkliste til deg som skal velge pulsmålingsverktøy

Med jevnlige tilbakemeldinger fra medarbeidere kan du som leder og HR-ansvarlig få oversikt over alt fra arbeidsbelastning og stressnivåer, til øyeblikksbilder av hvor lyst medarbeidere har til å komme på jobb akkurat i dag. 

Akkurat nå er det mange virksomheter og organisasjoner som lurer på hvordan de skal organisere arbeidsdagen. Det som var en selvfølge for ett og et halvt år siden, er ikke lenger like selvsagt. «Jobbe hjemmefra»-forandringen som fulgte med koronapandemien, har satt fart på diskusjonene om hvor og hvordan vi vil jobbe.

Uansett hvor medarbeiderne befinner seg (hjemme, på hytta eller på kontoret?), må du som leder finne metoder som fungerer for teamet ditt. Her kan du få hjelp fra pulsmålinger. 

Men det kan være vanskelig å velge et pulsmålingsverktøy. Begynn med å finne ut hva som er formålet med målingene:

• Hvilke behov har virksomheten i dag, og hvilke kan dukke opp i fremtiden?
• Vil dere bare se en generell trend for engasjement, eller vil dere ha mulighet til å gjøre endringer i tråd med forretningsmålene deres?
• Vil dere bruke verktøyet til å gjøre en konkret forskjell?

Det er vesentlige forskjeller på de ulike tjenestene, og det er enkelte ting du faktisk bør kunne forvente at verktøyet deres skal kunne håndtere.

Dette bør du tenke på når du velger pulsmålingsverktøy

1. Er medarbeidernes svar anonyme?
   Engasjementsmålinger er basert på frivillighet. Det er opp til hver enkelt medarbeider å bestemme om han/hun ønsker å svare på spørsmålene som sendes ut. En grunnleggende forutsetning er derfor at svarene er anonyme, og at verktøyet behandler personopplysninger på en sikker måte. Finn ut hvordan anonymiteten fungerer og hvordan verktøyet håndterer anonymitet i kompliserte scenarioer (f.eks. segmentering av resultater på kjønn, ansettelsestid eller andre egenskaper).
2. Kan vi bruke standardmålinger og lage egne spørsmål?
   Med standardmålinger stiller du forskningsbaserte spørsmål som måler engasjementet generelt. For i tillegg å kunne iverksette relevante tiltak, kan du kombinere disse med egne spørsmål. Ved å lage og håndtere egne spørsmål, kan dere fokusere på oppfølging av enkelte team eller innsatser – samt bruke ord, uttrykk og vurderinger som brukes på arbeidsplassen. Undersøk om det er mulig å lage egne spørsmål i verktøyet, og om disse gir deg de samme resultatsammenstillingene, KPI-ene og innsiktene som for standardspørsmålene.
3. Kan vi jobbe med forskjellige spørsmål i ulike deler av organisasjonen?
   For HR og ledelsen er det viktig å få en oversikt over alle initiativer, og se om de fører i riktig retning. Men for å måle det daglige engasjementet ute i organisasjonen, må du også kunne kontrollere hvem som får hvilke spørsmål. For selv om alle jobber mot samme mål, har organisasjonens ulike avdelinger sannsynligvis forskjellige utfordringer og delmål. Finn ut om verktøyet kan håndtere de ulike delene av organisasjonen.
4. Kan du få en «her og nå»-status for hele eller utvalgte deler av organisasjonen?
   En forståelse av hva alle i selskapet mener om et bestemt spørsmål, kan være verdifullt. Et godt eksempel på det, er alle utfordringene koronapandemien har medført. Å få et raskt svar på hvordan medarbeiderne opplever situasjonen, muliggjør raske justeringer. For å kunne gjøre dette kreves det at verktøyet kan gjøre såkalte censusmålinger, og altså ikke bare tilfeldige stikkprøver i organisasjonen. Med censusmålinger kan du også stimulere til atferdsendringer, fordi du vet at alle i teamet har fått samme spørsmål. Finn ut hvilken underliggende metode verktøyet bygger på.
5. Kan du få forslag til tiltak som er koblet til et resultat?
   Det er lederens ansvar å møte en nedadgående trend med tiltak. Men det er ikke alltid åpenbart hva som bør gjøres. Finn derfor ut om verktøyet gir konkrete forslag til tiltak og om du kan utforme egne tiltak. 
6. Kan alle se resultatene med en gang?
   Atferd er nøkkelen til å få til endringer. For enklere innføring av atferdsendringer og nye vaner er det viktig at resultatet er tilgjengelig for alle – ikke bare ledelsen. Når hver enkelt medarbeider «eier» sitt eget og teamets resultat, øker engasjementet og insentivet til selv å bidra til forandring. Undersøk hvilken grad av åpenhet verktøyet tilbyr.
7. Eier dere deres egne opplysninger?
   Etter hvert som dere begynner å bruke verktøyet, lagres en hel del opplysninger. For å ha fullstendig kontroll over disse opplysningene er det viktig å vite hvem som har retten til dem. Sørg for at dere eier deres egne opplysninger.
8. Overholdes GDPR-lovgivningen?
   EUs personvernforordning, GDPR, innebærer blant annet at alle som håndterer kunde- eller personalregistre, må utlevere disse opplysningene til den registrerte på forespørsel. Forsikre deg om at det foreligger en databehandleravtale (den avtalen som i samsvar med GDPR binder underleverandører til å følge gjeldende lover og regler).

Dette innlegget ble først publisert på andfrankly.com. &frankly er en del av Simployergruppen, og vil du vite mer om hvordan Simployer &frankly kan støtte deg med pulsmålinger, så kan du lese mer her.